verantwoording over alles wat we doen

Rapportage

Onderstaande tekst is integraal overgenomen uit het Jaarverslag 2016. Het volledige verslag, inclusief de financiële rapportage en bijbehorende toelichting is via bijgevoegd PDF bestand te downloaden.

Verslag van de voorzitter over 2016

Bestuurszaken
2016 was voor Happy Watoto een jaar vol vooral positieve veranderingen. We sluiten het jaar financieel gezond en organisatorisch goed af.
 
Het bestuur bestond in 2016 aanvankelijk uit vier leden, maar is in de loop van het jaar weer op de gewenste sterkte van zes leden gebracht. Na een kennismakingsperiode hebben we  Pete de Jager en Richard Lines in december 2016 officieel als nieuwe bestuursleden verwelkomd. Beiden hebben een vliegende start gemaakt, zowel hier in Nederland als tijdens hun bezoeken in Arusha. De verruiming van het bestuur moet vooral ten goede komen aan de onontbeerlijke en niet te onderschatten tijdrovende fondsenwerving in Nederland. Alle bestuursleden werken nog altijd geheel onbezoldigd en nemen alle kosten voor eigen rekening.
 
Het bestuur is vier keer voor een bestuursvergadering bijeengekomen. Het bestuur heeft ook twee keer met onze Duitse partner Good Hope overlegd, en heeft in wisselende samenstelling  vier keer onze projecten in Tanzania bezocht. Tijdens de oktoberreis vond ook de NGO jaarvergadering plaats.  De Raad van Advies (RvA), een werkgroep die het bestuur adviseert op het gebied van management development, voeding, pedagogie, communicatie en Afrikaanse NGOs, is in 2016 eenmaal als collectief bijeen gekomen. Daarnaast zijn de leden op hun eigen expertise ingeschakeld. De Raad is daarmee niet zozeer een raad, als wel en verzameling deskundige en uiterst gemotiveerde adviseurs.
 
Het bestuur heeft twee belangrijke taken. Ten eerste het aansturen en ondersteunen van het lokale management om de organisatie zo efficiënt mogelijk te laten verlopen en daarmee onze missie, het bieden van toekomstperspectief aan kansarme kinderen, in te vullen. Het werven van fondsen en het communiceren met bestaande donateurs is een belangrijke tweede taak. Het jaar 2016 was op beide fronten een goed jaar.
 
Het team in Tanzania
We hebben in ons managementteam (MT) een belangrijke wijziging doorgevoerd. Het contract van  algemeen directeur Edward Mwololo liep eind 2016 af. Edward heeft zes jaar voor Happy Watoto gewerkt, waarvan drie jaar als directeur. Naast het feit dat de geplande wisseling van de wacht als verfrissend wordt beschouwd voor de organisatie, konden we  een wezenlijke kostenbesparing realiseren door zijn plek intern in te vullen.
 
Er is een tweehoofdige directie benoemd, bestaande uit Nolarip Ngungat (primair verantwoordelijk voor de Homes) en Mathew Karau (primair verantwoordelijk voor de School en voor Finance). Samen zijn zij verantwoordelijk voor het geheel. Deze constructie is in november ingevoerd en nu, een klein halfjaar later mogen we al van een succesvolle stap spreken. Beiden functioneren individueel en als team werkelijk uitstekend. Extra leuk is te kunnen melden dat beiden al vele jaren voor ons werken en we ze hebben kunnen opleiden en laten doorstromen. Ook dat hoort bij onze missie.
 
Het management team bestaat daarmee uit:
  • Nolarip Ngungat, general manager en manager Homes
  • Mathew Karau, general manager en manager School en Finance
  • Mary Kasale, manager Social Work
  • Alex Johnson, hoofd van de school
  • Martha Jonathan, manager Kikatiti
 
Het managementteam vergadert iedere veertien dagen onder wisselend voorzitterschap en in aanwezigheid van Joyce Sagala en Marjolein de Rooij, onze vaste adviseurs ter plaatse.  Marjolein treedt bovendien, zolang nodig, op als coach voor het nieuwe, jonge directieteam.
 
Voor al onze MT-leden is een individueel opleidingsprogramma bepaald. Wij betalen hun studiekosten. Daarnaast heeft het team jaarlijks een management trainingsweek met RvA-lid Wim Smit, waarbij gewerkt wordt aan individuele en team-vaardigheden. Onze medewerkers zijn daar iedere keer weer razend enthousiast over. Ze zijn leergierig en willen zich graag verbeteren. Dit alles met als voornaamste doel de mensen ter plekke grotere verantwoordelijkheid te geven en ze te binden aan onze organisatie voor een goede continuïteit.
 
Kikatiti (fase 1)
Over Kikatiti, het huis voor onze jongste kinderen van drie tot zes jaar, zijn we uiterst tevreden.  De jaarlijkse instroom van 14 nieuwe kinderen van drie jaar komt sinds vorig jaar uit de directe omgeving. Het is iedere keer weer geweldig om te zien hoe die kinderen, die toch met een flinke achterstand bij ons binnen komen, zo snel, vrolijk en gezond hun plek weten te vinden. Wie echt wil voelen waarom we dit werk doen, moet vooral Kikatiti bezoeken.
 
In 2016 is een hoognodige reparatie aan het dak uitgevoerd. We zijn onder andere om budgettaire redenen terughoudend met het uitvoeren van onderhoud. Maar ook omdat onze voorzieningen niet al te veel mogen afwijken van de omgeving waar de kinderen vandaan komen en ook ooit weer naar terug keren. Wij baseren in het algemeen onze uitgaven  op een streng onderscheid tussen “need to” en ”nice to”. Ook voor 2017 komen we echter niet onder wat herstelwerk uit.
Ngorika Home
Het kinderhuis is eigendom van en wordt geëxploiteerd voor rekening van onze Duitse partner Good Hope. Onze stichting is verantwoordelijk voor het dagelijks management. In het Ngorika Home wonen ruim 100 kinderen. De dagelijkse zorg ligt bij de matrons en patrons. In 2016 is een begin gemaakt met intensieve training en begeleiding van de verzorgers, zowel op hun vakgebied als op het niveau van hun Engels. Er zijn weer grote stappen vooruitgezet. Ook de samenwerking en het overleg met de leerkrachten van de school is sterk verbeterd, waardoor een breder en gedeeld zicht op het welzijn van onze kinderen is ontstaan.
 
Het gebouw is door het intensieve gebruik onderhoudsgevoelig.  Partner Good Hope heeft besloten in 2017 een uitgebreide opknapbeurt uit te voeren. Dat gebeurt onder toezicht en voor rekening van Good Hope.
 
Ngorika school (fase 2)
De schoolresultaten van onze kinderen zijn goed. Ngorika school scoort nog altijd in de hogere regionen bij de national exams. Na wat bezettingsperikelen in 2014 en 2015 kon in 2016 met een stabiel team van leerkrachten worden gewerkt. Hun niveau groeit door bijscholing en ervaring.
 
Het aantal externe vol-betalende kinderen is, conform plan, verder toegenomen. Waren het er in 2014 nog geen 20, 35 in 2015, 65 in 2016. In  2017 verwachten we op ca. 80 kinderen uit te komen. Met de ervaringen uit voorgaande  jaren hanteren we  nu een strikt betaalbeleid: niet betaald bij aanvang van een semester is (in principe) geen toegang. Met de aanwezigheid van betalende kinderen realiseren we in financiële zin een aanzienlijke dekking van de kosten en brengen we ook meer diversiteit in de school. De Home kinderen maken op die manier ook kennis met de wereld buiten hun eigen beschermde wereld.
 
Middelbare scholen (fase 3)
Van de inwonende basisschoolkinderen stromen er jaarlijks 12 à 14 uit naar voor het voortgezet onderwijs. Zij worden voor onze rekening geplaatst op externe (kost)scholen. Ultimo 2016 betrof dat ca. 35 kinderen en dit aantal groeit de komende jaren door tot zo’n 70 kinderen.
 
In Tanzania is in 2016  nieuwe scholingswetgeving van kracht geworden, die alle kinderen verplicht een opleiding op O-level (equivalent van MAVO) voorschrijft.  Dat heeft gevolgen voor de keuze van de scholen waar wij onze kinderen naar toe sturen: direct naar een  beroepsopleiding (VBO) is niet langer mogelijk.
 
Daarnaast hebben wij met ons lokale management een zeer fundamentele discussie gevoerd over het gewenste ambitieniveau. Ingegeven door de nieuwe wetgeving, maar ook door onze financiële positie hebben we bepaald dat O-level op overheidsscholen voor het leeuwendeel van onze kinderen zinvol is. Daarmee blijft er financiële ruimte voor een vervolg met twee jaar beroepsopleiding.  zodat al onze kinderen een zo groot mogelijke kans op een zelfstandig bestaan ontwikkelen. Doorstroom naar A-level voor de werkelijk slimme kinderen die universitair niveau aankunnen, sluiten we niet uit, maar zal meer uitzondering dan regel zijn. Voor het universitaire traject (fase 4) zoeken we in dat geval een individuele sponsor. 
 
Fondsenwerving
De gezamenlijke projecten Kikatiti, Ngorika School en Lerai worden gefinancierd door fondsenwerving in Nederland. Dit betreft ca. 50% van de totale projectkosten. De kosten van Ngorika Home komen voor rekening van onze Duitse partner Good Hope.
 
In 2016 zijn we in staat geweest door verhoogde activiteiten van het verbrede bestuur een aantal nieuwe sponsors aan ons te binden. Als alle toezeggingen (het zijn toezeggingen, geen contracten) worden nagekomen, kunnen we  een flink aantal jaren vooruit plannen.  Dat is een gezonde situatie en geeft een veilig gevoel. We zijn immers verantwoordelijk voor een paar honderd kansarme kinderen die we structurele scholing en zorg willen geven!
 
We geven nog altijd geen geld uit aan de werving van sponsoren. We hebben  geen marketingbudget en doen alles op eigen inzet van het bestuur. We vinden het een principieel punt en een eer om te kunnen zeggen dat werkelijk alle donaties  aan onze kinderen ten goede komen. 
 
We blijven streven naar een vergroting van het aandeel van lokale financiering. Een belangrijke bron daarvoor is het toelaten van vol-betalende kinderen op onze basisschool. De resultaten van de lokale fondsenwerving vallen nog wat  tegen. Er is een groot aantal lokale contacten aangeboord, maar dat heeft vooral veel goodwill en nauwelijks financiële middelen opgeleverd. We zetten de huidige aanpak voort in 2017 en zullen voor begrotingsjaar 2018 opnieuw de balans opmaken.
 
De fondsenwervingsactiviteiten in Nederland waarmee we de kosten financieren zijn:
  1. Particuliere donaties: hierbij streven we zoveel mogelijk naar schenkingsovereenkomsten voor meerdere jaren. Hiermee kan de stichting haar financiële verplichtingen en taakstellingen voor meerdere jaren managen. Tevens vergroot het de betrokkenheid van de donateurs. Jaarlijks worden er in het netwerk van de (voormalige)bestuurders nieuwe contracten afgesloten en (weliswaar in mindere mate) een aantal aflopende contracten vernieuwd.
  2. Ambassadeursprogramma: betrokkenen donateurs die naast het zelf doneren ook een bijdrage leveren door sponsoractiviteiten te organiseren. Het betreft activiteiten zoals  wijnactie en golftoernooi, waarvan de baten 100% ten goede komen aan Happy Watoto. De ambassadeurs zijn zeer nauw betrokken en de meesten van hen hebben de projecten in Tanzania ook zelf bezocht.
  3. Initiatieven van derden: doelenshop, 1% club, goededoelen.nl, kerkinzamelingen, sponsorprogramma’s op scholen. Deels door Happy Watoto zelf geïnitieerd en jaarlijks terugkerend.
  4. Andere charitatieve instellingen: Happy Watoto onderhoudt goede contacten met diverse charitatieve instellingen die zelf geen projecten hebben. Hun bijdrage kan de financiering van een  specifieke investering of het meefinancieren van een bepaalde leerfase (zoals Happy Watoto die heeft gedefinieerd) betreffen. Kleinere donaties  zonder specifieke bestemming worden aangewend om operationele kosten te dekken.
  5. Lokale fondsenwerving: binnen het Tanzaniaanse team van projectmedewerker hebben we sinds 2016 een persoon verantwoordelijk gemaakt voor de lokale fondsenwerving. Een langdurig proces, met tot nu toe vooral giften in natura. We zullen de lokale fondsenwerving de komende jaren meer impuls geven zodat het een significante bijdrage (we streven naar >5%) in het kostenbudget kan worden.
  6. Zusterorganisatie. Met het aantreden van de Britse Richard Lines als een nieuwe bestuurder hebben we mogelijkheden om ook in het Verenigd Koninkrijk actief te worden. In 2017 wordt hiervoor een structuur opgezet. Inkomsten uit die hoek zullen vooralsnog beperkt zijn totdat de UK-structuur staat. Naar verwachting zullen de kosten voor het opzetten van deze structuur nihil zijn, dan wel door het bestuur zelf worden opgepakt.
Communicatie
Stichting Happy Watoto onderhoudt contact met belanghebbenden via diverse kanalen. We houden een zeer uitgebreide website up-to-date in zowel het Nederlands als in het Engels (waarvoor veel dank aan Kris Kohlstrand!). Daarnaast verschijnen er 3 á 4 e-mail nieuwsbrieven per jaar en worden de belangrijkste nieuwtjes via onze Facebook pagina gedeeld. Ons goedgekeurde jaarverslag verschijnt altijd ruim voor de zomer.
 
Vooruitzichten  
De verwachtingen voor 2017 zijn zonder meer goed. Het nieuwe managementteam draait naar tevredenheid. Er zijn individuele opleidingsplannen voor de MT-leden vastgesteld. Het bestuur is op sterkte en zeer gemotiveerd. Plannen voor de fondsenwerving voor 2017 zijn duidelijk geformuleerd  en lijken haalbaar. Ook de kosten zijn onder controle en er zijn voldoende reserves om de continuïteit van de projecten te waarborgen.
 
Het bestuur buigt zich de komende periode nog over de vraag hoe concreet invulling te geven aan de eindbegeleiding naar werk (fase 4), het moment, dat we onze kinderen, na hun middelbare school volledig  los zullen  laten. We beraden ons op de inrichting van een soort helpdesk waar de kinderen terecht kunnen voor advies op het gebied van vervolgopleiding, studiebeurzen, baanbemiddeling, huisvesting en zaken zoals microkrediet. Kortom, alles om de stap naar zelfstandigheid iets te vergemakkelijken.
 
Het bestuur streeft ernaar in 2017 erkenning van het CBF (Centraal Bureau Fondsenwerving) te krijgen. Om aan de normen van het CFB te voldoen wordt met ingang van dit jaarverslag in meer detail ingegaan op de fondsenwerving en is de financiële verslaglegging over 2016 aangepast.
 
De enige onvoorspelbare factor op langere en soms ook op kortere termijn is de Tanzaniaanse overheid.  De nieuwe President  (2015) lijkt het beste voor te hebben met het land. Wel worden we soms met plotselinge wetswijzigingen  geconfronteerd. Bijvoorbeeld de verlenging van de leerplicht tot en met middelbare school op O-level, extra belastingmaatregelen en zeer recent het inkorten  van verblijfsvergunningen voor vrijwilligers (van zes naar drie maanden).
 
We voorzien twee grote investeringen waarvoor niet is gebudgetteerd en we specifieke sponsoring zoeken.  De weg naar Ngorika is onverhard en geeft vooral in het regenseizoen enorme problemen. Dat leidt tot extra onderhoudskosten voor ons ‘wagenpark’  en in 2017 zelfs tot een vervanging. We voeren gesprekken met de lokale overheid over een meer structurele oplossing, namelijk verbetering van  de weg. We weten echter al dat een deel van die kosten voor onze rekening zal komen.
 
Tenslotte
Met heel veel dank aan onze sponsoren, leden van onze Raad van Advies, ambassadeurs en belangeloze dienstverleners, zet het bestuur zich ook in 2017 weer graag en met enthousiasme in voor het belang van onze kinderen!
 

Dick Molman, voorzitter
15 april 2017


 
 

Download het jaarverslag

Onderstaand de volledige verslagen, inclusief de financiƫle rapportage en bijbehorende toelichting, te downloaden in pdf formaat.